I går holdt eg på å klikka då eg snakka med dei dyktige IT-folka våre. Ikkje fordi hen gjorde noko anna enn å vera til stor hjelp, men fordi eg forstod kor til dei grader Office er designa for å forstyrra arbeidsro. Det gjer meg rasande.
Som eg skreiv om i del 1 av denne serien vil eg at datamaskinen min skal la meg skriva, lesa e-post, designa presentasjonar og søkja på internett i fred og ro. Eg vil absolutt ikkje ha
- e-post om at nokon har klikka tommel opp på e-posten eg sendte dei.
- e-post om at Anne har «replied to your comment” I eit eller anna dokument me skriv på
- pling i høgtalaren når eg får e-post
- ikoner i oppgåvelinjer når eg får e-post
- programmer som startar av seg sjølv når eg skrur på pcen
- e-post om at nokon har merka meg i Monday
- pling når eg får meldingar i Teams
- e-postemne endra av maskinar til «you don’t often get e-mail from…»
- e-post med eit «samandrag» av kva ein annan datamaskin meiner eg har brukt tida mi på siste veka
- vindu og pling 15 minutt før eg skal ha eit møte (eg sjekkar kalenderen dagen før, eg veit når eg har møter og dersom eg gløymer eit innimellom kan dei ringa meg eller berre la meg vera i fred med ekstra skrivetid)
- varsel pling for noko som helst
- pling og popup i Facebook, Linkedin og Instagram (som eg nyttar ganske mykje til forskingsformidling)
- e-post om at nokon har nemnt meg i ein eller annan kommentar i eit eller anna program
- noko av at eg blir GPS-spora i arbeidstida via datamaskinen
Men Office kjem med alle desse ekstremt forstyrrande funksjonane integrert i programvaren. Dermed må eg aktivt gå inn for å skru det av for å kunna konsentrera meg om arbeidet eg er betalt for å gjera. Hadde det berre vore å finna éin einaste knapp på maskinen – til dømes «ikkje forstyrr» – og faktisk fått slått av all dritten i ein smell, så kunne eg tålt det. Men det viser seg å vera tidkrevjande, uoversikteleg og komplisert å skru forstyrringar. Det må gjerast i ei rekke ulike program på ein heil masse ulike og godt gøymde stader med ei heil rekke av-knappar i fane etter fane. Sjølv om eg har brukt mange timar på dette, øvd i fleire rundar med nye pcar og oppdaterte pcar, så er det mange forstyrrande element eg rett og slett ikkje har greidd å skru av.
&%!!!??%&#??!!!%&# som det heiter i teikneseriar.
Etter god IT-støtte i går har eg vidareutvikla Helgas bruksanvisning for arbeidsro. Dei reviderte versjonane blir stadig lengre, er eg redd.
Helga sin bruksanvisning for arbeidsro
- Kontrollpanel – maskinvare og lyd – lyd – endre systemlyder – fane: ingen lyder
- Systeminnstillinger – varsler – “få varsler fra apper og andre avsendere” – AV
- Teams: tre prikkar øverst til høgre – innstillingar – varsel og aktivitet – demp alle varslar PÅ – skru av alle lydar – e-postmeldingar om manglande aktivitet AV – alle andre ting inne på lista AV.
- Outlook: Innstillingar (øvst til høgre) – generelt – varslar – alt på AV
- Sharepoint: innstillingar for e-postvarslar (tannhjul oppe til høgre), kommentarar på sidene dine AV, svar på kommentarar AV, likarklikk på sidene dine AV, sammendrag av nyheitsinnlegg du har gått glipp av AV
- Onedrive: tannhjul til oppe til høgre, onedrive-innstillingar, varselinnstillingar, påminningar om tapte e-postvarsel for deling AV, e-postvarsel når Onedrive oppdragar at mange filer blir sletta samstundes AV, e-postvarsel når andre svarar på kommentarane dine AV, e-postvarsel når andre kommenterer i dokumenta dine AV, e-postvarsel når andre klikkar på koblingar du har delt AV, e-postvarsel når andre lastar opp filer etter førespurnad AV, e-postvarsel med samandrag av alle loop-varslar som blir sendt ein gong dagleg AV.
I tillegg til dette må du ta runden å skru av varslar i alle applikasjonar på nettet, slik som Instagram, Facebook, Linkedin, Monday og så bortetter. Du må skru av separat både på telefonen, dersom du har æppane der, og på pcen.
Eg er usikker på om AV i Onedrive og Sharpoint hjelper når det gjeld dokumenter andre har delt med meg frå deira Onedrive/sharepoint. Når eg ikkje har konto men berre gjestetilgang har eg nemleg ikkje tilgang til innstillingar. Ein måte å løysa dette på er å laga ein e-postregel som sender alle e-postar med emnet «replied to your comment» direkte i søppelkassa.
Oppskrift på Office-epostar rett i søppelkassar
Outlook, fil, innstillingar, e-post, reglar, legg til ny regel, legg til betingelse, for alle meldinger med tittel som inneholder «replied to your comment» flytt melding til [eiga mappe/søppelmappe], køyr regel.
You don’t often get e-mail from
Den nye varslinga me har fått på Nordlandsforskning om at «you don’t often get e-mail from…» har eg ikkje høve til å skru av. Dette er innført på organisasjonsnivå for å auka skåren på Microsofts sikkerheitspoengindeks. Me har i det siste gått opp frå noko med 40 til over 50, mellom anna på grunn av denne. Dersom eg trykkar «klarer avsendar» vil neste e-post koma utan denne meldinga i emne og førehandsvisning, men det endrar ingenting i den aktuelle e-post kor heller ikkje bilete eller andre element visar.
Problemet er at når meldingsemnet og førehandsvisninga ikkje lenger viser emnet og innhaldet i e-posten, men ei standardisert åtvaring, så krev det mykje meir konsentrasjon, merksemd og arbeid å lesa e-post og prosessera informasjonen. I tillegg blir bilete og lenkjer skjult for meg. Så då IT-hjelpa sendte meg oppskrift på å skru av overfornmente varslar, viste ikkje dette bilete i e-posten fordi eg «don’t usually get e-mail from» hen. Eg haldt på å senda ein e-post tilbake om at hen hadde gløymt oppskrifta.
I min arbeidskvardag får eg heile tida e-postar av folk eg ikkje vanlegvis får e-post av. Det vil seia at sjølv om maskinvaren etter kvart har fleire og fleire på lista over folk eg vanlegvis frå e-post av vil eg halda fram med å få mange slike falske positive sikkerheitsåtvaringar. Som eg forklarte IT blir dette å ropa «ulv, ulv». Akkurat som i den kjende fabelen om guten som varslar om ulv i tide og utide, vil eg ikkje koma til å ta åtvaringane på alvor den dagen eg får ein mistenkjeleg e-post. For då har eg allereie vore nøydd til å venna meg til at åtvaringane berre er forstyrrande tull. Min førebels konklusjon er at designarane bak Office med vitande vilje lagar eit default oppsett med maksimalt mange forstyrrande element, og at dei gøymer avknappane godt rundt om i programvarane og let vera å laga ein global AV-knapp. Kva er grunnen til at dette blir gjort? Det skulle eg likt å vita, men eg vil tru at det handlar om å få folk til å bruka mest mogleg tid i programvaren. Eg veit ikkje nøyaktig kva dei gigantiske tekkapitalistane har å tena på dette, men det er garantert ein del av ein profittstrategi.